Microsoft Word: le 20 migliori funzionalità segrete

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Microsoft Word: le 20 migliori funzionalità segrete

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Quando si tratta di distruggere documenti di tutti i giorni, raramente c'è molto bisogno di avventurarsi oltre la scheda Home di Word. Ma nascosti all'interno dell'interfaccia, c'è una vasta gamma di strumenti aggiuntivi che aspettano di essere scoperti. Queste funzionalità non sono realmente "segrete", ma molti utenti non le trovano mai e potrebbero farti risparmiare tempo e fatica.

Di seguito descriviamo le nostre 20 principali funzionalità facilmente trascurate in Word. Molti di questi sono in Word da un decennio o più e possono essere trovati nei menu di Word XP e Word 2003, ma ci concentreremo sull'interfaccia a nastro di Word 2007 e versioni successive, che dopotutto è stata inventata per aiutare gli utenti trovano le caratteristiche più esoteriche del software.

1. Seleziona una formattazione simile

In un mondo ideale, ogni elemento del tuo documento avrebbe uno stile assegnato. Ma se hai fatto affidamento sulla formattazione locale, è ancora facile apportare modifiche globali. La sezione Modifica, all'estrema destra della scheda Home, include la pratica opzione "Seleziona tutto il testo con formattazione simile". Ciò ti consente di evidenziare facilmente tutte le tue intestazioni ad hoc, didascalie e così via contemporaneamente e modificarne l'aspetto in un solo colpo o applicare uno stile per una gestione più semplice in futuro.

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2. Pannello Appunti

Il pannello degli appunti offre un modo conveniente per conservare più di un elemento contemporaneamente negli appunti. Fai clic sulla piccola icona a comparsa nella sezione Appunti della scheda Home per aprirla. Vengono ricordate fino a 24 operazioni di taglia e copia recenti e puoi fare clic su una di esse per incollarla nel punto di inserimento. Il menu a discesa Opzioni in basso ti consente di controllare quando viene visualizzato il pannello Appunti; un'opzione è farlo apparire quando si preme Ctrl+C due volte.

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3. Traduci

Recensione di Word | La funzione Traduci invia il testo del documento alla pagina Web di Microsoft Translator e visualizza una traduzione in una finestra del browser. In Word 2010 e 2013, puoi anche attivare Review | Traduci | Mini Translator, che presenta un tooltip fantasma quando si passa con il mouse su un passaggio di testo selezionato; sposta il puntatore su di esso per visualizzare una traduzione pop-up nella lingua selezionata. Ci sono dozzine di lingue tra cui scegliere: sfogliale selezionando Scegli lingua di traduzione dal menu a discesa Traduci.

4. Crenatura

Il software di desktop publishing professionale supporta la crenatura, la regolazione selettiva della spaziatura tra i caratteri per rendere il testo più gradevole dal punto di vista estetico. Word non lo fa per impostazione predefinita, ma può essere attivato facendo clic sull'icona a comparsa nella sezione Font della scheda Home e selezionando la casella "Kerning per i caratteri"; inserisci una dimensione minima in punti nella casella a destra. Se usi la crenatura su caratteri piccoli, tuttavia, le lettere possono sembrare concatenate, il che riduce la leggibilità.

Per un accesso più semplice, usa la scorciatoia da tastiera CTRL+D o CMD+D su un Mac. Questa scorciatoia ti porterà direttamente alla schermata Font indipendentemente dalla versione che stai utilizzando. Coloro che eseguono Word 2007 o versioni precedenti dovranno selezionare l'opzione Spaziatura caratteri. Se stai utilizzando una versione successiva, seleziona la scheda "Avanzate" nella parte superiore della finestra pop-up come mostrato sopra.

5. Inserisci grafico

Se vuoi includere un grafico Excel nel tuo documento, non devi uscire da Word. Selezione di Inserisci | Grafico in Word aprirà una vista Excel in miniatura, in cui puoi modificare o importare i tuoi dati. Basta chiudere la finestra di Excel una volta terminato: verrà presentato sotto forma di grafico all'interno di Word. Nella parte superiore della finestra di Word, le schede Strumenti grafico ti danno il pieno controllo sul design e sull'aspetto del tuo grafico, quindi non è necessario avviare Excel manualmente.

6. SmartArt

SmartArt ti aiuta a illustrare processi e relazioni attraverso quasi 200 layout pre-progettati per organizzazioni piramidali, cicli, gerarchie, matrici e altro. Per usarlo in Word, fai semplicemente clic su Inserisci | SmartArt e seleziona un modello. Quindi digita le tue etichette nel pannello mobile che appare e trascina le maniglie per ridimensionare la SmartArt. Se vuoi che fluttui sul tuo documento, puoi farlo facilmente creando una casella di testo (tramite Inserisci | Casella di testo) e inserendo la tua SmartArt al suo interno.

7. Inserisci screenshot

Se stai scrivendo un tutorial o desideri semplicemente un modo semplice per includere nel tuo documento un'immagine da un altro programma, puoi prendere un'area del desktop di Windows selezionando Inserisci | Immagine dello schermo; il menu a tendina consente di importare direttamente qualsiasi finestra aperta come immagine. In alternativa, puoi selezionare l'opzione Ritaglio schermo per trascinare un rettangolo con il mouse e catturare un'area personalizzata dello schermo.

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8. Inserisci parti rapide

Le aziende hanno spesso bisogno di creare lettere e documenti che contengano elementi o paragrafi standard, come un indirizzo. La funzione di glossario di Word può essere d'aiuto. Seleziona un passaggio di testo, quindi seleziona Inserisci | Parti rapide | Testo automatico | Salva selezione nella raccolta di glossario. Ora puoi reinserire quel testo in qualsiasi documento selezionandolo da Inserisci | Parti rapide | Menu di glossario. Puoi anche impostare parti rapide per elementi come il nome della tua azienda e l'indirizzo e-mail e in Building Blocks Organizer puoi anche impostare modelli e oggetti ad accesso rapido.

Tieni presente che questa opzione non è disponibile per gli utenti Mac al momento della scrittura.

9. Sillabazione

Lasciare che la parola strana si riversi su due righe può migliorare l'aspetto del documento. Può impedire che il margine destro diventi troppo irregolare o, in un testo completamente giustificato, può impedire la visualizzazione di grandi "isole" di spazio bianco tra ogni parola. Word può sillabare automaticamente le parole secondo necessità, ma la funzionalità è disattivata per impostazione predefinita: per abilitarla, vai alla scheda Layout di pagina e seleziona Sillabazione | Automatico.

10. Numeri di riga

Se ti riferisci a codici, documenti legali o persino poesie, potresti voler numerare le righe per un facile riferimento. Lo strumento elenco numerato di Word applica impostazioni di rientro che potrebbero non essere quelle desiderate: seleziona Layout di pagina | Numeri di riga invece e Word applicheranno una numerazione ordinata nel margine del documento. Per impostazione predefinita, la numerazione delle righe viene applicata all'intero documento, ma puoi fare in modo che salti il ​​testo selezionato scegliendo Numeri di riga | "Sopprimi per il paragrafo corrente".

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11. Firme digitali

Non è sempre ovvio se un documento digitale sia un originale autentico. Per firmare un documento con una chiave di crittografia personale, vai alla scheda File (o l'orb in Word 2007), seleziona Proteggi documento e scegli "Aggiungi una firma digitale"; ti verrà chiesto di salvare il documento prima che venga aggiunta la firma. La firma verrà automaticamente invalidata se il documento viene alterato, quindi la sua presenza è garanzia di autenticità. Se vuoi invitare qualcun altro a firmare un documento, vai alla scheda Inserisci e, all'interno della sezione Testo, seleziona Riga firma.

12. Filigrana

Quando stai facendo circolare una bozza di un documento o condividi qualcosa di privato con un collega di lavoro, è utile poter filigranare la pagina in modo da poter vedere a colpo d'occhio di che tipo di documento si tratta. Il menu a discesa Filigrana, nella scheda Layout di pagina, ti consente di aggiungere una grande filigrana grigia con la dicitura "BOZZA", "RISERVATO" o "URGENTE" in due clic. Seleziona Filigrana personalizzata per inserire il tuo testo o un'immagine.

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Gli utenti Mac dovranno utilizzare la scheda "Inserisci" nella parte superiore dello schermo del computer per accedere all'opzione Filigrana.

13. Citazioni

Per i lavori accademici, Word può anche aiutarti a gestire le tue citazioni. Nella scheda Riferimenti, troverai un pulsante per Gestisci fonti; qui puoi inserire i dettagli di ogni opera a cui fai riferimento, quindi inserire i riferimenti ad esse facendo clic sul menu a discesa Inserisci citazione. Puoi scegliere un formato di citazione tra 14 stili riconosciuti, inclusi gli standard APA e MLA, e alla fine puoi generare una bibliografia con un clic.

14. Macro

L'interfaccia di scripting di Office è a dir poco sofisticata, ma se si desidera automatizzare un'attività semplice e ripetitiva, non è necessario digitare una riga di codice. Nella scheda Visualizza, fai clic sul menu a discesa Macro e seleziona Registra macro. Nella finestra di dialogo che si apre, scegli un pulsante o una scorciatoia da tastiera (ricordati di fare clic su Assegna per confermare la tua scelta); quindi eseguire l'attività che si desidera automatizzare. Al termine, torna al menu a discesa e seleziona Interrompi registrazione. Ora premendo il pulsante o la combinazione di tasti prescelti in qualsiasi momento si ripeteranno le operazioni registrate.

15. Vista struttura

Se stai utilizzando Word per un progetto di grandi dimensioni, come una tesi di laurea o un romanzo, può essere utile dividere il documento in sezioni e sottosezioni. Vai a Visualizza | Outline per accedere a una visualizzazione gerarchica che consente di contrassegnare i titoli e comprimere il corpo del testo sotto di essi; questo ti dà una chiara panoramica del tuo documento, che può essere facilmente riorganizzato spostando le sezioni. Puoi anche raccogliere più documenti in un progetto principale: fai clic su Mostra documento nella sezione Documento principale della scheda Struttura per importare o creare documenti secondari.

16. Colore pagina

Se vuoi che il tuo documento si distingua, puoi utilizzare il layout di pagina | menu a discesa Colore pagina per applicare un lavaggio dello sfondo; seleziona Effetti di riempimento e puoi aggiungere motivi e trame. Riempimenti e motivi vengono applicati automaticamente a tutte le pagine del documento. Inoltre, sebbene tu possa vederli sullo schermo, non vengono stampati, quindi non interferiranno con la leggibilità delle tue copie cartacee.

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Alcuni utenti potrebbero trovare la selezione Colori pagina nella scheda "Progettazione" a seconda della versione di Microsoft Word e del sistema che stai utilizzando.

17. Inserisci indice

Una terza caratteristica utile per i lavori più lunghi è la possibilità di generare automaticamente un indice. Per utilizzare questa funzione, devi prima contrassegnare i tuoi riferimenti nel testo selezionando la parola o la frase pertinente, quindi facendo clic su Riferimenti | Inserisci indice. Quando hai contrassegnato tutti i tuoi lemmi, fai clic su Inserisci indice per creare un indice. Questo conterrà riferimenti alle istanze che hai contrassegnato e collegamenti autoaggiornanti ai numeri di pagina su cui appaiono.

18. Combina e confronta documenti

Word può confrontare o combinare automaticamente due documenti: troverai lo strumento in Revisione | Confrontare. Se preferisci fare il lavoro da solo, fai clic su Visualizza | Visualizza fianco a fianco; questo posizionerà automaticamente i tuoi documenti uno accanto all'altro con fattori di zoom identici, in modo che tu possa facilmente guardare avanti e indietro tra di loro. Se fai clic sul pulsante Scorrimento sincrono, scorreranno anche su e giù in blocco quando muovi il cursore o trascini la barra di scorrimento.

19. Ispettore documenti

Gli addetti stampa e i dipendenti pubblici sono finiti nei guai in passato per la distribuzione di documenti con informazioni sensibili incorporate nei loro metadati o recuperabili tramite l'opzione Revisioni di Word. Non commettere lo stesso errore: nella sezione Informazioni nella scheda File (o nell'Orb in Office 2007), troverai una selezione di opzioni nel menu a discesa "Prepara per la condivisione" che ti consente di controllare le informazioni nascoste (e confermare la compatibilità con altre edizioni di Word).

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20. Personalizza il nastro

L'interfaccia della barra multifunzione è stata progettata per essere più stabile dell'interfaccia di Office 2003 altamente personalizzabile. Tuttavia, se selezioni File | Opzioni | Personalizza la barra multifunzione, puoi aggiungere nuove funzioni e rimuovere quelle che non vuoi vedere. Puoi aggiungere funzionalità che normalmente non sono affatto esposte - c'è un'utile selezione di "Comandi non nella barra multifunzione" - e persino creare le tue schede. Se è troppo complicato, puoi personalizzare la barra degli strumenti di accesso rapido che appare nella parte superiore dello schermo utilizzando la piccola freccia a discesa all'estremità destra.

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